Unterrichtsverwaltung: Registrierung und Einsatz in nur wenigen Minuten

Bei der Entwicklung wurde sehr viel Wert darauf gelegt, dass die Software möglichst intuitiv und einfach zu bedienen ist. Dennoch kann es in der Anfangszeit sehr hilfreich sein sich einen schnellen Überblick zu verschaffen.

1. Registrierung

Die Registrierung ist denkbar einfach. Es werden lediglich die E-Mail-Adresse sowie ein Passwort benötigt.

Registrierung
Registrierung

Sind alle Angaben vollständig und korrekt, verschickt das System an die hinterlegte E-Mail-Adresse die persönlichen Zugangsdaten und den Bestätigungslink. Mit der Bestätigung (Klick auf den Bestätigungslink) wird der Nutzer verifiziert und kann sich mit den Zugangsdaten einloggen. Der Login-Link muss aufbewahrt werden, da es nur mit diesem Link möglich ist sich einzuloggen.

2. Upgrade auf die Premium-Version

Mit dem kostenlosen Starter-Paket kann die Unterrichtsverwaltung zeitlich unbegrenzt genutzt werden. Es gibt keine Begrenzung der Schüler oder Unterrichte. Sollen auch die Finanzen über axinio.com geregelt werden (Buchungen, Zahlungen, Dozentenhonorare, Gutschriften, Import der Kontoauszüge etc.) ist ein Upgrade auf die Premium-Version notwendig.

Ein Upgrade auf die Premium-Version ist schnell durchgeführt:

  • Laufzeit wählen (entsprechende Rabatte werden gewährt)
  • Bei „Premium für 12 Monate“ kann ein zusätzlicher Gutschein-Code benutzt werden (z.B. Werbeaktionen)
  • Kundendaten eingeben
  • Zahlungsweise wählen
  • Angaben überprüfen und auf „kostenpflichtig bestellen“ klicken

Die Premium-Version wird sofort freigeschaltet. Die Bestellbestätigung und die Rechnung werden automatisch per E-Mail verschickt.

3. Einstellungen

Im nächsten Schritt müssen im System unter Einstellungen die wichtigsten Daten hinterlegt werden. Mindestens folgende Angaben werden benötigt:

  • Unternehmensdaten (Firmenname, Geschäftsführer, Anschrift, Telefon, Steuernummer)
  • Unterrichtsverwaltung (Anmeldegebühr)
  • Bankdaten (Bank, Kreditinstitut, Kontoinhaber, IBAN, BIC, Gläubiger-ID für Lastschriften)
  • E-Mail / Signatur (E-Mail-Adresse, Absendername, Signatur)
  • Nummernkreise (Kundennummer, Rechnungsnummer etc.)
4. Dashboard

Im Dashboard werden alle wichtigen Daten zusammengefasst: Termine, Aufgaben, Geburtstage, Kennzahlen, Statistiken etc. Mit den Direktlinks können die am meisten benötigten Funktionen aufgerufen werden.

Direktlinks
Dashboard (Direktlinks)

Im Dashboard ist auch ein ausführlicher Stundenplan zu finden. Zudem stehen diverse Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Dashboard
Dashboard (Stundenplan)

Dozenten können mit individuellen Farben versehen werden.

5. Kontakte (Schüler, Erziehungsberechtigten, Dozenten)
Kontakte (Button)
Kontakte (Button)

Die Kontakte werden in 5 Kontakt-Rollen (KR) unterteilt. Je nach dem welche Rolle ausgewählt wird, werden entsprechende Funktion freigeschaltet. Es ist möglich einen Schüler mit einem Erziehungsberechtigten, Schüler ohne Erziehungsberechtigten, Erziehungsberechtigten, Dozenten und einen allgemeinem Kontakt ohne speziellen Zuordnung anzulegen.

Um einen Schüler mit einem Erziehungsberechtigten anzulegen, wird lediglich der Name des Schülers und die vollständigen Angaben des Erziehungsberechtigten benötigt. Es ist nicht notwendig beim Schüler sämtliche Angaben wiederholt einzugeben.

Schüler mit einem Erziehungsberechtigten anlegen
Kontakte

Alle anderen Kontakt-Rollen werden identisch angelegt. Bis auf den Vor- und Nachnamen sind alle Felder optional. Zu beachten ist, dass in vielen Fällen eine vollständige Anschrift und die E-Mail-Adresse benötigt werden. Daher ist es zu empfehlen, diese Felder gleicht zu Beginn auszufüllen.

Wurde der Kontakt erfolgreich gespeichert, können weitere Daten hinzugefügt werden (z.B. weitere Kinder, Bankverbindungen, Bonusse/Malusse bei Dozenten etc.).

6. Buchungen

Mit Buchungen werden im System u.a. wiederkehrende Zahlungen erzeugt. Diese werden je nach Einstellung monatlich, vierteljährlich etc. zur festgelegten Fälligkeit erzeugt. In der Regel werden die Buchungen genutzt um Unterrichte abzurechnen. Wird eine Buchung aus dem Unterricht angelegt, werden sämtliche Felder automatisch ausgefüllt.

7. Zahlungen

Unter Zahlungen werden die Forderungen und Verbindlichkeiten (Gutschriften) aufgelistet. So hat man den Überblick darüber welche Forderungen offen und welche Zahlungen noch zu begleichen sind. Die Prüfung der Zahlungseingänge und -ausgänge erfolgt in der Regel automatisch nach dem Import der Kontoauszüge im CSV-Format. Es besteht auch die Möglichkeit, z.B. bei Barzahlungen diese auch manuell zu bestätigen.

8. Mahnungen

Sollte es vorkommen, dass ein Kunde nicht bezahlt hat, so besteht auch die Möglichkeit eine Zahlungserinnerung oder Mahnung mit einem Klick per E-Mail zu verschicken. Die vordefinierte Textvorlage kann in den Einstellungen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

9. Unterrichtsverwaltung

Bevor ein Unterricht angelegt werden kann, müssen bestimmte Daten bereits im System hinterlegt werden: Schüler, Dozenten, Standort(e), Räume, Unterrichtsangebote.

9.1 Standort / Raum anlegen

Zum Anlegen eines Standorts auf [+] klicken.

Anlegen eines Standorts
Unterrichtsverwaltung > Standorte

Mindestens der Standortname muss eingegeben werden.

Zum Anlegen eines Raums auf [+] neben den Standortnamen klicken:

Anlegen eines Raumes
Unterrichtsverwaltung > Standorte

Mindestens ein Raum muss existieren, damit ein Unterricht angelegt werden kann.

9.2 Unterrichtsangebot anlegen

Zum Anlegen eines Unterrichtsprogramms auf [+] klicken:

Anlegen eines Unterrichtsprogramms
Unterrichtsverwaltung > Angebote

Unterrichtsprogramme können z.B. nach Instrumenten gegliedert werden. Mindestens der Name der Unterrichtsprogramms muss eingegeben werden.

Zum Anlegen des eigentlichen Unterrichtsangebots, das als Vorlage dient auf [+] neben dem Unterrichtsprogramm klicken:

Anlegen eines Unterrichtsangebotes
Unterrichtsverwaltung > Angebote

„Gebühr mtl.“ bezieht sich auf die reguläre Gebühr des Unterrichts für den Schüler. Beim Dozenten-Honorar wird zwischen U (je Unterricht / Unterrichtseinheit) oder S (je Schüler / Unterrichtseinheit) unterschieden. Bis zu drei Nachkommastellen können eingegeben werden.

Bei 14tätigen Unterrichte die die Gebühr beim Schüler halbiert. Die Berechnung des Dozentenhonorars hängt von der gewählten Einstellung ab (maximal abrechenbare Wochentage im Monat).

9.3 Unterricht anlegen

Zum Anlegen eines Unterrichts auf [+] klicken:

Anlegen eines Unterrichts
Unterrichtsverwaltung > Unterrichte

Das Ausfüllen der Felder ist selbsterklärend. Lediglich beim Anlegen von 14tägigen Unterrichten muss man darauf achten, dass das Startdatum mit dem Wochentag übereinstimmt. Bei 14tätigen Unterrichten ist die Kalenderwoche entscheidend (gerade / ungerade KW). Anhand der KW wird ermittelt wann welcher Unterricht stattfindet.

Wurde der Unterricht erfolgreich angelegt, kann man hierzu eine Buchung anlegen:

Anlegen einer wiederkehrenden Buchung zum Unterricht
Unterrichtsverwaltung > Unterrichte

Dafür klickt man auf das rote „Buch“ und wird anschließend zur neuen Buchung weitergeleitet. Die notwendigen Daten (Bezeichnung, Notiz, Betrag inkl. Rabatte, Anmeldegebühr etc.) sind bereits vorausgefüllt. Man muss lediglich die Fälligkeit eingeben die gewünschte Zahlungsweise auswählen.

Erstellen einer Buchung zum Unterricht
Buchung erstellen

Mit dem Klick auf „Buchung anlegen“ werden die Einstellungen gespeichert.

10. Faktura

Unter Faktura sind ausgestellte Rechnungen & Gutschriften (z.B. Dozentenhonorare) mit detaillierten Information zum Versand- und Bezahlstatus zu finden.

11. Bank
11.1 Kontoumsätze

Um die Zahlungseingänge automatisch überprüfen zu können, müssen zunächst die Kontoumsätze im CSV-Format importiert werden. Ist die gewünschte Bank nicht gelistet, genügt eine kurze Infos. Diese wird umgehend im System aufgenommen.

Zum Importieren der Kontoumsätze auf [Hochladen] klicken:

Bank > Kontoumsätze
Bank > Kontoumsätze (1/2)

Im nächsten Schritt wird die Datei hochgeladen mit dem klick auf „Umsätze überprüfen“ werden sämtliche Umsätze übersichtlich dargestellt.

Bank > Kontoumsätze (2/2)
Bank > Kontoumsätze (2/2)

Sollte eine Position nicht relevant sein, lässt sich diese vom Importvorgang ausschließend. Nach einer Überprüfung auf „Importieren“ klicken.

Die Überprüfung der Zahlungseingänge erfolgt bei jedem Aufruf der „Zahlungen“.

11.2 SEPA-Lastschriften

axinio.com unterstützt standardmäßig drei Zahlungsweisen. Bei Buchungen mit der Zahlungsweise „Lastschrift“ ist es möglich eine XML-Datei zu erzeugen und diese entweder über Onlinebanking oder eine entsprechendes Bankingprogramm hochzuladen und auszuführen:

Bank > SEPA-Basislastschrift
Bank > SEPA-Basislastschrift

Die Lastschriften werden nach Sequenztyp getrennt und können separat erzeugt werden. Ein Klick auf das entsprechende Fälligkeitsdatum füllt die Felder automatisch aus. Lediglich das Ausführungsdatum muss noch angegeben werden.

Bank > SEPA-Basislastschrift (Übersicht der Lastschriften)
Bank > SEPA-Basislastschrift (Übersicht der Lastschriften)

Mit dem Klick auf „Lastschriften erzeugen“ wird die XML-Datei vorbereitet.

Bank > SEPA-Basislastschrift (XML)
Bank > SEPA-Basislastschrift (XML)

Die XML-Datei kann jederzeit heruntergeladen werden. Zudem ist es möglich diese zu archivieren oder zu löschen (zurücksetzen), um beispielsweise eine Lastschrift auszuschließen oder eine neue hinzuzufügen. Nach dem Archivieren können die Lastschriften nicht mehr bearbeitet / zurückgesetzt werden.

11.3 SEPA-Überweisungen

Die Funktionsweise der SEPA-Überweisungen ist identisch mit den SEPA-Lastschriften. Hierbei wird eine XML-Datei erzeugt um sämtliche Gutschriften (Dozentenhonorare) mit einem Klick zu überweisen.

12. Berichte & Statistiken

Dieser Bereich ist selbsterklärend. Werden weitere Berichte und Statistiken benötigt, genügt eine kurze Mitteilung.

13. Termine & Aufgaben

Termine und Aufgaben helfen bei der täglichen Organization. Mit wenigen Klicks ist ein Termin oder eine Aufgabe angelegt.

Aufgaben
Aufgaben

Zusätzlich ist es möglich eine Aufgabe oder einen Termin einem Dozenten und seinem Schüler zuzuordnen. Diese werden beim Dozenten (Dozentenzugang) im Dashboard angezeigt.

14. AddOns (Zusatzmodule)

Um das System nicht unnötig zu überladen und die monatliche Gebühr für die Nutzung von axinio.com auch weiterhin günstig anbieten zu können, werden bestimmte Module, die nur von wenigen Nutzern benötigt werden, als sogenannte AddOns bereitgestellt. Erst nach einer Freischaltung bzw. kostenpflichtigen Bestellung können diese genutzt werden.

Die Bestellung der AddOns ist erst ab der Premium-Version möglich.

15. Support

Sehr viel Wert legen wir auf unseren erstklassigen Support. In der Regel wird jede Anfrage innerhalb wenigen Stunden beantwortet. Um dies auch weiterhin zu gewährleisten, steht im System ein Supportformular zur Verfügung:

Nachricht an den Support
Nachricht an den Support

Mit dem Formular werden alle relevanten Eckdaten zusammengefasst an den Support geschickt. So können wir uns besser auf das Anliegen vorbereiten und schneller reagieren.

16. Rückrufservice

Für unsere Premium-Nutzer bieten wir natürlich auch einen telefonischen Support an. Mit dem Rückrufservice können wir die benötigte Zeit für ein ausführliches Gespräch einplanen, vor allem für Telefonate, die mehr Zeit in Anspruch nehmen können.

Rückrufservice
Rückrufservice
17. Forum

Neben dem allgemeinen Support besteht nun auch die Möglichkeit neue Ideen und Wünsche ebenfalls im Forum zu veröffentlichen. Der Vorteil – alle können sich an der Weiterentwicklung der Ideen und der Software beteiligen. Nicht zuletzt soll das Forum auch für einen regen Austausch zwischen den Schulleitern dienen.

Kleine Zugabe für Premium-Kunden: Über 20 Jahre Erfahrung aus den Bereichen Online-Marketing (SEO, SM etc.) und Technik (Webseite, Programmierung, CMS, Blogs, Hosting etc.) stehen abrufbereit. Stellt uns Eure Fragen.

18. Sicherheit

Auch das Thema „Sicherheit“ liegt uns sehr am Herzen, daher auch paar Anmerkungen dazu:

  • axinio.com verschickt niemals eine Aufforderung sich einzuloggen und eine Aktion auszuführen, egal aus welchen Gründen auch immer!
  • axinio.com ist grundsätzlich nur über die Domain https://www.axinio.com und verschlüsselt erreichbar (achtet auf das https-Protokoll). Andere Adressen in Verbindung mit dem Login existieren nicht!
  • Login ist nur über die eigene individuelle URL möglich. Daher gibt es auch keine Links auf der Startseite zum Login!
  • Nutzt bitte komplexe Passwörter und speichert diese nicht im Klartext auf dem Computer. Es gibt viele gute Passwort-Manager, die die Zugangsdaten verschlüsselt speichern und sicher auf allen Geräten (Mac, Windows, Linux, Smartphones) synchronisieren. Das sollte auch den Dozenten (Dozentenzugang) nahegelegt werden!
  • Das Passwort sollte regelmäßig geändert werden
  • Auf der eigenen Webseite sollte der Link zum Login nicht platziert werden. Höchstens in einem geschützten Bereich, der für die Öffentlichkeit nicht zugänglich ist.
19. Empfehlen (Kunde wirbt Kunde)

Wenn eine Unterrichtsverwaltung, dann nur von axinio.com! Daher lade Deine Kollegen und Bekannten (z.B. Musik-, Tanz- und Sprachschulen) ein, axinio.com mit erstklassigem Service unverbindlich auszuprobieren.

Als Dankeschön erhältst Du bis zu €100,- Prämie für jede erfolgreiche Empfehlung an Nicht-Kunden (ohne zeitliche Begrenzung). Die Prämie wird überwiesen, sobald der neue Kunde ein Upgrade auf die Premium-Version durchgeführt, die Rechnung beglichen und in Testphase keine Kündigung ausgesprochen hat.

axinio.com weiterempfehlen
axinio.com weiterempfehlen

Es erfolgt keine aktive Bewerbung seitens axinio.com. Du hast volle Kontrolle über die verschickten Empfehlungen und kannst diese jederzeit aus dem System löschen.

Kunde wirbt Kunde (Übersicht)
Kunde wirbt Kunde (Übersicht)

Der Status der Empfehlungen kann jederzeit verfolgt werden.

20. Systemupdates

Jede Aktualisierung des Systems wird dokumentiert. Ist das Wort „Systemupdate“ in der Fußzeile grün, so fand in den letzten 24 Stunden eine Aktualisierung statt.

Systemupdate (Link zum Änderungsprotokoll)
Systemupdate (Link zum Änderungsprotokoll)

Mit einem Klick auf das Datum der letzten Aktualisierung gelangt man zum Änderungsprotokoll, in dem detailliert alles festgehalten wird.

Änderungsprotokoll
Änderungsprotokoll